Lors de l’organisation d’un rallye camping-cars et caravanes, contacter les campings pour demander la disponibilité d’un nombre important d’emplacements peut être une entreprise compliquée. et pleine d’embûches.
Vue de l’extérieur, cette opération peut sembler un « travail » simple et banal…
Alors arrêtons-nous un instant et Nous essayons de raisonner ensemble pour comprendre quelles sont les principales frictions que les structures ont envers vous vous devenez porte-parole pour organiser une réunion.
Rallye camping-cars et caravanes : les problèmes pour les structures
Généralement les principaux problèmes des structures (campings, agricampings) qui accueillent un rassemblement camping-car et caravane peuvent être regroupés en deux catégories :
- Des bruits: pendant toute la durée de la réunion, les tonalités peu adaptées sont maintenues
- Annulations massives: 50 emplacements sont réservés et seulement 20 sont occupés
Des bruits
Essayez de vous mettre dans la peau d’un camping ou d’un terrain de camping qui doit accueillir une quarantaine d’équipages. La première chose qui vous vient à l’esprit est certainement que ces personnes toutes ensemble pourraient créer des problèmes pour les autres clients.
Il arrive souvent que quand tant de gens se retrouvent, les tons deviennent plus brillants et c’est une perturbation potentielle pour les autres équipages en effet, cet événement pourrait générer des plaintes difficiles à gérer et à apaiser.
Un autre élément qui nous est souvent signalé est que, de toute façon, les emplacements destinés au rassemblement pourraient être occupés par d’autres campeurs ou caravaniers.
Pour la structure, ce qui précède se traduit par le même revenu économique plus l’avantage de minimiser la probabilité de plaintes.
C’est mal de le dire mais le plus gros souci pour les structures c’est justement ça !
Nous sommes conscients que normalement nous nous comportons tous de manière polie et civile, mais malheureusement, dans certains contextes, même les caquètements de certains enfants ou adultes pendant le soi-disant « temps de silence » pourraient générer du mécontentement chez certains invités.
Annulations massives
Une autre situation qui laisse les structures réticentes à accueillir de grands groupes est celle des annulations massives.
Nous ne parlons pas de l’annulation de quelques équipages qui, pour des raisons personnelles, ne peuvent pas participer, mais de dizaines d’équipages qui, pour une raison quelconque, ne se présentent pas.
Cela énerve vraiment les structures autant les emplacements libérés signifient une perte de revenus pour le camping ou l’agricamping.
Cette situation est à éviter pour ceux qui organisent un rallye.
Les annulations de masse se produisent généralement pour deux raisons :
- situation météo défavorable
- une partie du groupe décide au dernier moment de ne pas tenir parole
Modalités de prise de contact avec les campings ou agricampings
Nous avons commencé par énumérer les principales objections qu’une structure soulève habituellement lorsqu’il est proposé d’accueillir un camping-car et une caravane regroupant ceci uniquement parce que vous devrez essayer d’expliquer au camping ou camping à la ferme que vous et votre groupe êtes conscients de ces problèmes et que vous garantissez que ces situations ils ne se produiront pas pendant votre séjour.
Mais allons-y dans l’ordre.
Tout d’abord, nous devons trouver la meilleure procédure pour contacter les structures et parler à ceux qui s’occupent des réservations.
Pour ce faire, nous avons plusieurs options :
- contacter par e-mail
- contacter via les réseaux sociaux
- contact téléphonique
Contacter par e-mail
Le contact par e-mail est le plus simple et le plus rapide mais le moins efficace selon nous.
Souvent les structures sont inondées d’e-mails personnels de réservations et de devis et la priorité est donnée à ceux-ci.
Gérer un groupe de personnes, surtout en haute saison ou pendant les vacances, peut être perçu comme un problème.
Nous pouvons trouver le contact e-mail de la structure directement sur le site ou le contacter via le formulaire de contact dans la section dédiée.
Contact via les réseaux sociaux : Facebook ou Instagram
Les réseaux sociaux nous permettent d’envoyer un message direct au camping ou au camping à la ferme et dans certains cas voir par exemple Facebook, ils nous donnent la possibilité de voir si notre message a été vu ou non par la structure.
Pour les grands et importants campings et agri-campings, il est difficile pour ceux qui lisent ces messages d’être ceux qui s’occupent des réservations, mais plutôt une figure spécialisée dans la gestion des réseaux sociaux. Dans ce cas, nous devons donc espérer que notre message sera transmis à celui qui en est responsable ou le demander explicitement.
Pour les structures familiales, généralement ceux qui s’occupent des réservations sont aussi ceux qui suivent les canaux sociaux et donc dans ce cas la procédure sera plus facile pour nous.
Contact téléphonique
Il y a peu à dire, le bon vieux contact téléphonique est toujours le plus efficace aujourd’hui.
Cela nous permet en quelques minutes de parler à ceux qui s’occupent des réservations et de comprendre si nous sommes les bienvenus ou non.
Comment contacter les structures pour un rendez-vous camping-car et caravane
Maintenant que vous savez clairement quels sont les freins qui bloquent les structures dans l’accueil des groupes de campeurs et de caravaniers pour les rassemblements et quels sont les meilleurs moyens de les contacter nous vous dévoilerons comment nous entrons habituellement en contact avec les structures et option un certain nombre d’emplacements pour notre beau rassemblement.
Premier contact : du problème à l’opportunité
Pensez-y …
Selon vous, quel est le meilleur moyen de contacter les structures ?
Envoyer un e-mail, écrire sur Facebook ou appeler ?
Je vois qu’on se comprend.
Le premier contact doit se faire par téléphone envoyer un e-mail ou écrire sur les réseaux sociaux amène la probabilité de réponse des structures à un bon -50%.
Maintenant, nous voulons vous apporter notre appel téléphonique typique afin que vous aussi puissiez utiliser le même format pour contacter les installations pour votre réunion..
C’est très simple, il vous suffit de lire ce texte lorsque vous êtes au téléphone.
Salut, je suis TUONOME, puis-je parler à la personne qui s’occupe des réservations pour les emplacements de camping / camping ?
Réponse de l’opérateur avec renvoi éventuel de l’appel téléphonique au responsable.
Salut, je suis TUONOME, j’ai vu votre camping sur Internet et je l’ai adoré, en plus j’ai également vérifié les avis en ligne de vos clients et visiteurs de confiance et tout le monde en parle vraiment. Je voulais vous demander si vous avez des emplacements libres pour la période allant de la DATE D’ARRIVÉE à la DATE DE DÉPART.
Réponse de l’opérateur généralement affirmative.
Bien! Si je devais venir avec d’autres amis, est-ce un problème de réserver quelques emplacements de plus ?
La réponse de l’opérateur est généralement affirmative et vous demandera de combien d’emplacements vous avez besoin.
Je ne sais pas, je dois encore demander, pour le moment j’essayais de comprendre si vous acceptez des petits groupes, il me semble avoir compris oui… Je sais très bien que cela peut vous poser problème… gérer les réservations, les annulations etc…
Je le sais car ce n’est pas la première fois que nous sortons avec d’autres campeurs/caravanes et nous voulons éviter de créer des problèmes au camping/camping.
Pour cela je garantis que toutes les personnes qui m’accompagnent respecteront les règles de votre structure et nous sommes également disposés à verser une caution pour bloquer les emplacements qui nous intéressent.
Seriez-vous en mesure de m’optionner 25 emplacements afin que dans la DATE D’EXPIRATION je vous envoie le virement de l’acompte de tous les participants et que vous puissiez libérer les emplacements excédentaires ?
Tout cela précisément pour ne créer aucune sorte d’inconfort.
Réponse affirmative de l’opérateur.
Si ce n’est pas le cas, vous devez diminuer le nombre de pas requis.
Il nous est déjà arrivé de nous présenter dans certains campings la première fois avec 10 équipages puis la deuxième fois avec 40 caravanes. Cela n’aurait jamais été possible du premier coup, c’est-à-dire que si la première fois nous lui avions demandé 40 emplacements, la réponse aurait été négative, même avec la proposition de verser un acompte.
La caution : crée la confiance et permet d’augmenter le nombre d’emplacements
Comme vous l’avez vu, nous avons introduit le dépôt comme élément de renforcement.
Lorsque nous appelons une structure, nous sommes de parfaits inconnus et demander un grand nombre d’emplacements si froids n’apporterait aucun résultat tangible.
La garantie du dépôt nous permet d’être plus convaincant, crédible et compréhensif face aux problèmes de la structure.
C’est un compromis fondamental.
Personnellement, organiser ne serait-ce qu’un petit rassemblement de 10 campeurs ou caravanes sans la caution nous mettrait en grande difficulté.
Si par hasard il pleut et que la moitié des gens ne se présentent pas, quel chiffre fait-on avec le propriétaire de la structure ?
Gagner en crédibilité est très difficile et prend beaucoup de temps.
Que faire après le premier contact téléphonique
Maintenant que nous avons trouvé un accord avec le camping ou agricamping, il ne nous reste plus qu’à formaliser le tout via un e-mail récapitulatif. à envoyer à l’établissement.
Si vous pensez que c’est tout ce qu’il faut pour organiser un rassemblement de camping-cars et de caravanes, ce n’est qu’une petite partie de l’ensemble du processus.
En plus de ce que nous avons écrit ci-dessus il y a d’autres aspects très importants qu’il ne faut pas sous-estimer, à savoir :
- collecter dans le délai les dépôts par tous les équipages
- garder tous les équipages en contact entre eux avant la sortie
- organiser des excursions pendant le rallye
- communiquer que le respect mutuel est essentiel pour le succès du rassemblement, qu’il soit petit ou grand.
À la prochaine!